Administrasi Sarana Prasarana Kantor

A. Memahami Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana Kantor

a. Pengertian Administrasi secara Luas dan Sempit

Dalam KBBI administrasi adalah sebuah peralatan atau perlengkapan yang digunakan untuk mencapai kesuksesan bekerja dan usaha, pembangunan, proyek dsb.  Administrasi dalam arti sempit, yaitu segala aktivitas yang berkaitan dengan segala hal bersifat teknis ketatausahaan. Dalam arti luas, administrasi adalah sebuah aktivitas hubungan kerja sama antara dua orang atau lebih dalam menggunakan sarana dan prasarana perkantoran menuju kelancaran pekerjaan.

b. Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli 

1) Arthur Grager

Menurutnya, administrasi sebagai suatu fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan suatu organisasi. 

2) George Terry

Menurutnya, administrasi sebagai sebuah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3) Ulbert

Menurut Ulbert, administrasi sebagai cara penyusunan data dan informasi yang mampu memberikan kemudahan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.

4 Sondang P. Siagian

Menurutnya, administrasi sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 

5) William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurutnya, administrasi sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang ada kaitannya dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran. 

c. Ciri-Ciri Administrasi Sarana Prasarana Kantor

1) Terdapat tujuan yang hendak dicapai.

2) Terdapat bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

3) Terdapat kerja sama antara satu pihak dengan pihak yang lain.

4) Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih. 

5) Terdapat proses atau usaha melakukan suatu aktivitas atau kegiatan perkantoran.

d. Fungsi dan Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

1) Memberikan kemudahan serta mampu mempercepat proses pekerjaan.

2) Mampu meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

3)Pekerjaan di kantor hasilnya menjadi berkualitas serta terjamin

4) Dapat memberikan kemudahan dalam gerak para pengguna yaitu pekerja perkantoran

5) Mampu menumbuhkan rasa nyaman bagi pekerja kantor atau orang yang berke pentingan.

6) Mampu menimbulkan rasa puas dalam pelaksanaan pekerjaan.

—Tujuan administrasi sarana dan prasarana dalam perkantoran:

1) Sebagai cara untuk menjaga dan mempertahankan kondisi teknis dalam pekerjaan di perkantoran. 

2) Dapat menciptakan budaya dalam hal pemakaian sarana prasarana serta perbekalan kantor, agar dapat mencegah pemborosan dan pemakaian sarana prasarana kantor yang menyimpang dalam penggunaannya.

3) Dapat menyediakan pedoman kerja bagi karyawan suatu perkantoran, agar karyawan mampu melakanakan pekerjaannya secara optimal.

4) Dapat menyediakan berbagai sarana serta prasarana yang bisa digunakan oleh para karyawan perkantoran di tiap unit kerja maupun personel. 

5) Mampu melaksanakan pengakhiran fungsi lewat pertimbangan yang mampu dipertanggungjawabkan, agar dapat mendukung lancarnya kegiatan karyawan dalam bekerja di perkantoran. 

6) Dapat dipakai untuk mencegah dan mengambil tindakan antisipatif pada berbagai bentuk penyimpangan pemakaiannya, guna menekan berbagai bentuk pengeluaran biaya, tenaga, waktu, material, serta pikiran. 

7) Dipakai sebagai penyedia informasi yang berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana serta perbekalan. 

8) Dapat menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan.

2. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana

a.Lokasi, lahan bangunan perkantoran, alat-alat dan perabot kantor hendaknya dapat menggambarkan cita dan citra pada instansi masyarakat setempat.

b.Perencanaan lokasi, tempat/lahan bangunan perkantoran hendaknya berupa kesepakatan dari keinginan bersama para karyawan kantor. 

c.Lokasi dan ruangan perkantoran serta semua penempatan perabot hendaknya selalu disesuaikan dengan kepentingan karyawan.

3. Perbedaan antara Sarana dan Prasarana Kantor

a. Perbedaan Arti Sarana dengan Prasarana Kantor

• 1) Sarana Kantor  

Sarana kantor adalah peralatan yang dipakai karyawan untuk bekerja yang dapat dipindahkan, dapat digerakkan dan memiliki fungsi. Contohnya bolpoin, map, spidol, printer, dll.

• 2) Prasarana Kantor 

Prasarana perkantoran adalah segala sesuatu yang ditujukan kepada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. 

4. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

a. Perencanaan Pengadaan

Perencanan pengadaan (planning programming) adalah sebuah rencana yang dibuat secara sistematis untuk mengontrol serta penentu arah adanya kecenderungan perubahan menuju segala tujuan yang sudah dibuat. 

Dua fungsi pokok perencanaan pengadaan :

1) Sebagai pengontrol semua langkah kegiatan pekerjaan

2) Jika terjadi suatu hambatan dalam program perencanaan administrasi sarana prasarana kantor yang sudah ditetapkan maka bisa digunakan untuk memberi arah perubahan. 

b. Prakualifikasi Rekaan 

Yaitu sistem pengadaan sarana dan prasarana perkantoran dengan cara melakukan pembelian untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan. 

c. Pengadaan Barang

Berikut cakupan dalam pengadaan barang sarana prasarana.

• 1) Pengadaan Tanah 

Dalam administrasi sarana prasarana perkantoran, pengadaan tanah dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, dan menerima hak pakai atau menukar.

• 2) Pengadaan Bangunan

 Pengadaan bangunan perkantoran dapat dengan cara membangun atau mendirikannya. 

• 3) Pengadaan Perabot Kantor 

Dapat dilaksanakan dengan cara menbeli, membuat sendiri, atau bisa juga dengan menerima hibah.

• 4) Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi

Pengadaan kendaraan perkantoran merupakan hal yang perlu dan penting untuk bertemu relasi.

• 5) Pengadaan Alat Kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)

Pengadaannya bisa dilakukan dengan cara lelang dengan rekanan. Apabila dalam kantor terjadi kekurangan ATK maka bisa membeli dengan memakai dana taktis.

d. Penyimpanan

Berfungsi sebagai penampung hasil pengadaan barang. Agar aman bagi perabot yang sudah dibeli, baik yang belum atau akan dipakai dalam perkantoran. 

Aktivitas penyimpanan yaitu:

• 1) Menerima barang.
• 2) Menyimpan barang.
• 3) Mengeluarkan/mendistribusikan barang.

e. Inventarisasi

Sebuah aktivitas melakukan pencatatan serta penyusunan daftar barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. 

f. Penyaluran

Wujud penyaluran perabot dan perlengkapan kantor berupa pemindahan barang

g. Pemeliharaan

Hendaknya perabot dan peralatan kantor harus dirawat secara baik dan berkelanjutan supaya tidak mudah rusak.

h. Rehabilitasi

Yaitu sebuah aktivitas melakukan perbaikan perabot kantor dan peralatan kantor dari kerusakan. Hal tersebut dilakukan dengan cara melakukan tambal sulam atau penggantian suku cadang.

i. Penghapusan

Pemakaian perabot serta peralatan kantor yang rusak dan tidak bisa dipakai lagi dapat dilakukan langkah penghapusan.

j. Pengendalian

Pengendali administrasi sarana prasarana perkantoran ini dilaksanakan oleh pimpinan organisasi atau pimpinan perkantoran

B. Regulasi Sarana Prasarana Kantor

1. Pengertian Regulasi Sarana Prasarana Kantor

Dalam KBBI regulasi adalah sebuah peraturan. Pengertiannya secara lengkap, yaitu suatu cara untuk mengendalikan sekelompok manusia dengan suatu aturan atau pembatasan tertentu. 

2. Regulasi Sarana Prasarana Kantor

Berikut disajikan beberapa regulasi yang berkaitan dengan sarana prasarana kantor.

a. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrası Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasa- rana Kantor di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.