Memahami tentang apa itu Teknologi Perkantoran

1. Pengertian Teknologi Perkantoran

Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Sedangkan kantor merupakan tempat berlangsungnya pekerjaan kantor, yakni mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan. Jadi, teknologi perkantoran adalah teknologi yang digunakan dalam mengaplikasikan kegiatan kantor tentang proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan yang diperlukan menjadi efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

2. Manfaat Teknologi Perkantoran

Adanya perkembangan teknologi perkantoran sangat menguntungkan bagi pekerja kantoran. Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan teknologi perkantoran : 

a. Informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan

b. Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik karena dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi

c. Komputer diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

d. Sebagai pelengkap bukan pengganti 

e. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

3. Dampak positif dan dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran :

a. Dampak positif

Dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap:

1. Tenaga penggeraknya

- Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

- Disiplin dan gairah kerja naik

- Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan

- Pendapatan tenaga kerja meningkat

2. Prosedur kerja

- Semakin mudah

- Semakin lancar

- Semakin sederhana (singkat)

- Efisiensi kerja

3. Hasil kerja

- Kualitas produk meningkat

- Kuantitas produk meningkat

- Standar mutu tertentu terpenuhi

- Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat. 

b. Dampak negatif

Adapun dampak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran, yaitu:

- Sulit mencari tenaga kerja dengan

- Kemampuan keterampilan tertentu.

-Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit)

-Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan. Jika terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.

4. Penggunaan Perlengkapan Kantor

Macam-macam perlengkapan kantor berteknologi canggih :

1. Word processing

Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas dalam pembuatan dokumen ketik atau cetak. Jenis-jenisnya : Microsoft Word, AbiWord, Kword, OpenOffice, WordStar, Lotus Word Pro, Corel Word Perfect, dan StarOffice Writer.

2. E-mail

E-mail merupakan kependekan dari electronic mail, dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik. Dinamakan dengan surat elektornik karena surat dikirim melalui media elektronik dengan memanfaatkan jaringan internet. Penyedia email yang terkenal antara Iain yaitu: Gmail (Google Mail) dan Ymail (Yahoo Mail).

3. Voice Mail

Voice mail mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaitu untuk mengirim pesan. Hanya saja, pesan yang dikirim berupa pesan suara. Oleh karena itu, pengiriman voice mail hanya dapat dilakukan dengan perangkat telepon.

4. Audio Conferencing

Audio conferencing merupakan cara komunikasi suatu kelompok dalam rapat khususnya dalam lingkup perusahaan yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon di mana anggotanya tersebut tidak berada pada satu tempat yang sama. Audio conferencing menggunakan peralatan, seperti mikropon, pengontrol suara, dan speaker.

5. Video conferencing

Video conferencing yaitu kegiatan berdiskusi yang memanfaatkan siaran video secara langsung untuk menghubungkan kelompok diskusi lain yang berada di tempat berbeda.