APLIKASI PERKANTORAN

APLIKASI PERKANTORAN

Aplikasi perkantoran adalah software atau perangkat lunak khusus yang digunakan dalam pekerjaan kantor. Aplikasi ini umumnya terdiri dari software untuk mengolah kata, lembar kerja, membuat presentasi, dan sebagainya.

Fitur Aplikasi Perkantoran

Jenis aplikasi perkantoran yang terhubung pada persuratan umumnya memiliki beberapa fitur utama.

1. Pembuatan surat

Menyediakan template surat yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Pengguna dapat memasukkan data surat dengan mudah dan cepat, serta menambahkan lampiran jika perlu.

2. Disposisi surat

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengirimkan surat kepada pihak yang berwenang untuk ditindaklanjuti.

3. Penyimpanan dan pengarsipan surat

Menyediakan sistem penyimpanan dan pengarsipan surat yang terorganisir. Surat dapat disimpan berdasarkan tanggal, kata kunci, atau kategori untuk membuatnya mudah dicari dan ditemukan kembali.

4. Penomoran surat otomatis

Fitur ini memungkinkan pengguna menomori surat secara otomatis dalam format yang telah ditentukan.

5. Pengarsipan digital

Aplikasi ini memungkinkan pengguna mengubah surat fisik menjadi format digital. Ini membuatnya lebih mudah untuk disimpan dan dikelola.

6. Keamanan

Aplikasi perkantoran biasanya memiliki fitur keamanan untuk mencegah orang yang tidak berhak mengakses data surat.

Fitur keamanan ini dapat termasuk autentikasi pengguna, enkripsi data, dan kontrol akses.

 Manfaat Aplikasi Perkantoran Pada Persuratan Perusahaan:

1. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

• Otomatisasi proses manual.
• Mempercepat proses surat menyurat.
• Meningkatkan akurasi dan konsistensi.

2. Meningkatkan Keamanan dan Kerahasiaan

• Perlindungan data.
• Meminimalisir risiko kehilangan surat.
• Memenuhi regulasi.

3. Memudahkan Penyimpanan dan Pengarsipan

• Sistem penyimpanan terorganisir.
• Pengarsipan digital.
• Akses mudah dari mana saja.

4. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi

• Kolaborasi real-time.
• Meningkatkan komunikasi.
• Memudahkan persetujuan dan pengesahan.

Aplikasi Perkantoran yang  Perusahaan Gunakan:

1.  Microsoft Excel

Aplikasi ini memiliki berbagai macam fitur yang dapat memudahkan pengguna dalam melakukan pencatatan, perhitungan, hingga rekapitulasi data yang ada.

2. Microsoft Word

Microsoft Word berfungsi untuk membuat tulisan ataupun konten. Microsoft Word merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh pengembang yang sama dengan Excel, yaitu Microsoft. 

3. Microsoft Powerpoint

Aplikasi ini berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam melakukan presentasi. Microsoft Powerpoint digunakan agar proses pembuatan dan penayangan presentasi menjadi lebih praktis dan optimal. 

4. Google Spreadsheet

Google spreadsheet hampir mirip dengan excel, kelebihan Google Spreadsheet yang tidak dimiliki oleh Excel yaitu aplikasi ini bisa diakses tanpa perlu mengunduhnya terlebih dahulu. Lalu, Google Spreadsheet juga bisa diakses lebih dari satu orang secara bersamaan dan real-time. 

5. Google Workspace

Google Workspace adalah cloud yang mencakup Google Docs, Sheets, Slides, dan Gmail. Keuntungan utama adalah kemampuan untuk berkolaborasi secara real-time dengan rekan kerja. 

6. Trello

Trello adalah tools manajemen proyek yang memungkinkan mengatur tugas dan proyek dalam papan tampilan yang mudah dipahami. Ini sangat membantu dalam mengelola proyek tim.

7. Zoom

Dalam era kerja jarak jauh, Zoom memungkinkan untuk melakukan pertemuan online dengan mudah. Kita dapat berkomunikasi dengan rekan kerja dan klien tanpa harus bertemu secara fisik.

8. Dropbox

Dropbox adalah layanan penyimpanan awan yang aman. Dapat menyimpan file dan mengaksesnya dari mana saja. Ini juga memungkinkan untuk berbagi file dengan mudah dengan orang lain.

9. Canva 

Canva adalah alat desain grafis yang mudah digunakan. Kita dapat membuat desain yang menarik untuk presentasi, media sosial, dan materi pemasaran lainnya. 

10. Asana

Asana adalah aplikasi manajemen tugas yang mengatur tugas-tugas secara efisien. Ini adalah alat yang hebat untuk mengelola proyek dan memastikan semua tugas selesai tepat waktu.

PENGERTIAN KEYBOARD DAN CARA MENGGUNAKANNYA (TEKNOLOGI PERKANTORAN)

Dahulu sebelum adanya teknologi listrik, segala mesin diciptakan dengan menggunakan tenaga penggerak manusia. Meskipun hanya menggunakan mesin ketik manual, tetapi bagi sebagian besar pekerja kantor berharap segala pekerjaan kantor dapat terselesaikan dengan cepat dan mudah.

Semakin berkembangnya teknologi perkantoran , mesin ketik manual bergeser menjadi mesin listrik dan sampai saat ini mesin ketik sudah digantikan dengan mesin komputer yang lebih lengkap dengan berbagai aplikasi atau software yang bisa memberikan kemudahan dalam pengoperasian dan lebih efisien. 

A. Pengertian Keyboard

Keyboard dalam bahasa Indonesia berarti papan tombol jari atau papan tombol. Pada keyboard terdapat tombol-tombol hurul A-Z, a-z, angka 0-9, tombol atau karakter khusus, yaitu @#$% dan tombol-tombol khusus lainnya yang jumlahnya adalah 104 tombol. Keyboard memiliki kesamaan dengan mesin tik. Perbedaannya hanya terletak pada hasil output atau tampilannya. Mesin tik tidak dapat menghapus atau membatalkan apa yang sudah ditik dan setiap satu huruf atau simbol yang kita tik hasilnya langsung terlihat pada kertas. Berbeda dengan keyboard, hasil tikan keyboard dapat dilihat di layar monitor terlebih dahulu. Keyboard dihubungkan ke komputer dengan sebuah kabel yang terdapat pada keyboarding. Secara fisik, keyboard terbagi atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut:

1. Keyboard Serial

Keyboard tipe ini menggunakan DIN 5 male dan biasanya digunakan pada komputer tipe AT.

2. Keyboard PS/2

Keyboard tipe ini digunakan pada komputer ATX dan saat ini yang paling banyak dipergunakan. Pemasangan keyboard tipe ini harus dilaksanakan dengan cermat sebab port yang dimiliki sama dengan port untuk mouse.

3. Keyboard Wireless

Keyboard tipe ini tidak menggunakan kabel sebagai penghubung antara keyboard dan komputer. Jenis koneksi yang digunakan adalah infrared, wifi, atau bluetooth. Untuk menghubungkan keyboarding dengan komputer dibutuhkan unit pemancar dan penerima. Unit pemancar biasanya terdapat pada keyboarding itu sendiri, sedangkan penerima biasanya dipasang pada port USB atau serial pada CPU.

4. Keyboard USB

Keyboard tipe ini mempergunakan jenis konektor USB yang menjamin transfer data lebih cepat.

B. Cara menggunakan keyboard

Untuk mendapatkan hasil pengetikan yang cepat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain sebagai berikut.

1. Posisi Duduk yang Baik saat Mengetik

Hal-hal yang harus diperbaiki adalah sebagai berikut:

a Bahu bersandar pada sandaran kursi

b. Posisi telapak kaki menanjak ke tanah.

c. Ubah posisi duduk secara berkala selama bekerja. 

2. Sejajarkan Pergelangan Tangan dengan Telapak Tangan

Usahakan pergelangan tangan selalu sejajar dengan telapak tangan dan lemaskan pergelangan tangan seperti mengambang. 

3. Posisi Siku Menggantung

Pastikan siku dalam posisi bebas menggantung, menyandarkan siku pada sandaran kursi saat mengetik akan membatasi ruang gerak ketika melakukan pengetikan serta membuat siku menjadi tegang dan cepat lelah.

4. Lemaskan Jari-jari Tangan

Kunci dalam mengetik agar tidak cepat lelah adalah seluruh jari tangan sehingga tidak kaku dan tidak tegang.

5. Tekan Tuts dengan Tenang

Tekan tuts dengan tenang dan relaks sesuai dengan fungsi jari. Jangan menekan tuts dengan sekuat tenaga karena mengetik bukan memukul tuts

• Struktur tombol atau tuts pada keyboard terbagi dalam empat bagian, yaitu sebagai berikut.

1. Tombol Tik (Typing Keys)

Tombol tik adalah bagian keyboard yang berisi huruf, angka, dan tanda baca. Secara umum, terdapat dua model, yaitu tipe QWERTY dan DVORAK, tetapi yang banyak digunakan saat ini adalah tipe QWERTY.

2. Numeric Keypad

Numeric keypad adalah bagian keyboard yang berisi angka yang berfungsi untuk memasukkan data berupa angka dan operasi hitungan.

3. Tombol Fungsi (Function Keys)

Tombol fungsi adalah bagian keyboard yang berisi tombol dengan perintah khusus untuk mendukung sistem operasi ataupun aplikasi

4. Tombol Kontrol (Control Keys)

Tombol kontrol adalah bagian keyboard yang mencakup 4 (empat) tombol panah, home, end, insert, delete, page up. page down, control (ctrl), alternate (alt), dan escape (esc).

Peran Teknologi dalam Meningkatkan Efisiensi Manajemen Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah inti dari setiap organisasi atau perusahaan. Sebuah kantor yang dikelola akan mempengaruhi produktivitas, efisiensi, dan akhirnya kesuksesan keseluruhan bisnis. Dalam era digital ini teknologi telah memainkan peran yang semakin penting dalam meningkatkan efisiensi manajemen perkantoran. Peran peran teknologi dalam meningkatkan efisiensi Manajemen Perkantoran  adalah :

1. Otomatisasi Tugas Rutin

Teknologi telah memungkinkan otomatisasi tugas-tugas rutin seperti pengelolaan jadwal, pencatatan kehadiran karyawan, dan tugas administratif lainnya. Sistem manajemen perkantoran yang canggih dapat mengotomatisasi banyak tugas ini, menghemat waktu dan sumber daya manusia yang berharga.

2. Kolaborasi dan Komunikasi yang Lebih Baik

Dengan perkembangan aplikasi dan perangkat lunak kolaborasi seperti Microsoft Teams, Slack, atau Zoom, komunikasi antar tim dan perusahaan menjadi lebih efisien. Karyawan dapat dengan mudah berbagi informasi, berdiskusi, dan bekerja sama bahkan jika mereka berada di lokasi yang berbeda.

3. Manajemen Dokumen Digital

Penyimpanan dokumen fisik yang rumit dan berisiko telah digantikan oleh manajemen dokumen digital. Sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan perusahaan untuk dengan mudah menyimpan, mencari, dan berbagi dokumen, yang mengurangi risiko kehilangan data dan meningkatkan aksesibilitas informasi.

4. Analisis Data dan Pemantauan Kinerja

Teknologi memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan dan menganalisis data tentang kinerja karyawan dan proses bisnis. Hal ini membantu manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik, mengidentifikasi tren, dan mengoptimalkan operasi mereka.

5. Sistem Keamanan Informasi

Keamanan informasi adalah perhatian utama dalam manajemen perkantoran modern. Teknologi telah memungkinkan pengembangan sistem keamanan yang canggih, seperti firewalls, enkripsi, dan pemantauan ancaman siber, yang membantu melindungi data sensitif perusahaan.

6. Mobilitas Karyawan

Dengan perangkat mobile dan akses internet yang lebih baik, karyawan sekarang dapat bekerja dari mana saja. Ini meningkatkan fleksibilitas dan efisiensi, memungkinkan perusahaan untuk memanfaatkan tenaga kerja global dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat.

7. Manajemen Inventaris dan Persediaan

Perusahaan dapat menggunakan teknologi untuk memantau dan mengelola inventaris dan persediaan mereka dengan lebih efisien. Sistem manajemen inventaris otomatis memungkinkan perusahaan untuk menghindari kekurangan stok atau penumpukan persediaan yang berlebihan.

8. Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Sistem ERP mengintegrasikan berbagai aspek operasi perusahaan, termasuk akuntansi, manajemen persediaan, manufaktur, dan lain-lain. Ini membantu perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya mereka dan meningkatkan efisiensi keseluruhan.

9. Manajemen Proyek

Aplikasi manajemen proyek digital membantu perusahaan dalam mengorganisir proyek-proyek mereka, mengelola tim, dan melacak kemajuan proyek dengan lebih baik. Ini membantu meningkatkan produktivitas dan waktu penyelesaian proyek.

10. Layanan Pelanggan yang Lebih Baik

Teknologi juga telah memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan layanan pelanggan mereka. Chatbot, sistem dukungan pelanggan berbasis AI, dan platform pelanggan mandiri adalah contoh bagaimana teknologi dapat membantu perusahaan merespons permintaan pelanggan dengan cepat.

Kesimpulan nya, teknologi telah menjadi kunci dalam meningkatkan efisiensi manajemen perkantoran. Perusahaan yang mengadopsi teknologi dengan bijak dapat mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, dan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat. Penting bagi setiap perusahaan untuk terus memantau perkembangan teknologi dan mengintegrasikannya ke dalam operasi mereka untuk tetap kompetitif di era digital ini.

Memahami tentang apa itu Teknologi Perkantoran

1. Pengertian Teknologi Perkantoran

Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Sedangkan kantor merupakan tempat berlangsungnya pekerjaan kantor, yakni mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan. Jadi, teknologi perkantoran adalah teknologi yang digunakan dalam mengaplikasikan kegiatan kantor tentang proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan yang diperlukan menjadi efisien dengan menggunakan mesin-mesin kantor.

2. Manfaat Teknologi Perkantoran

Adanya perkembangan teknologi perkantoran sangat menguntungkan bagi pekerja kantoran. Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan teknologi perkantoran : 

a. Informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan

b. Perusahaan mampu berkompetisi lebih baik karena dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi

c. Komputer diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah

d. Sebagai pelengkap bukan pengganti 

e. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan

3. Dampak positif dan dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran :

a. Dampak positif

Dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap:

1. Tenaga penggeraknya

- Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat

- Disiplin dan gairah kerja naik

- Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan

- Pendapatan tenaga kerja meningkat

2. Prosedur kerja

- Semakin mudah

- Semakin lancar

- Semakin sederhana (singkat)

- Efisiensi kerja

3. Hasil kerja

- Kualitas produk meningkat

- Kuantitas produk meningkat

- Standar mutu tertentu terpenuhi

- Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat akurat. 

b. Dampak negatif

Adapun dampak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran, yaitu:

- Sulit mencari tenaga kerja dengan

- Kemampuan keterampilan tertentu.

-Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan sedikit)

-Pemeliharaan mesin yang kurang baik akan menimbulkan pemborosan. Jika terjadi penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja.

4. Penggunaan Perlengkapan Kantor

Macam-macam perlengkapan kantor berteknologi canggih :

1. Word processing

Word processing adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas dalam pembuatan dokumen ketik atau cetak. Jenis-jenisnya : Microsoft Word, AbiWord, Kword, OpenOffice, WordStar, Lotus Word Pro, Corel Word Perfect, dan StarOffice Writer.

2. E-mail

E-mail merupakan kependekan dari electronic mail, dalam bahasa Indonesia disebut surat elektronik. Dinamakan dengan surat elektornik karena surat dikirim melalui media elektronik dengan memanfaatkan jaringan internet. Penyedia email yang terkenal antara Iain yaitu: Gmail (Google Mail) dan Ymail (Yahoo Mail).

3. Voice Mail

Voice mail mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaitu untuk mengirim pesan. Hanya saja, pesan yang dikirim berupa pesan suara. Oleh karena itu, pengiriman voice mail hanya dapat dilakukan dengan perangkat telepon.

4. Audio Conferencing

Audio conferencing merupakan cara komunikasi suatu kelompok dalam rapat khususnya dalam lingkup perusahaan yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon di mana anggotanya tersebut tidak berada pada satu tempat yang sama. Audio conferencing menggunakan peralatan, seperti mikropon, pengontrol suara, dan speaker.

5. Video conferencing

Video conferencing yaitu kegiatan berdiskusi yang memanfaatkan siaran video secara langsung untuk menghubungkan kelompok diskusi lain yang berada di tempat berbeda. 

Administrasi Sarana Prasarana Kantor

A. Memahami Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana Kantor

a. Pengertian Administrasi secara Luas dan Sempit

Dalam KBBI administrasi adalah sebuah peralatan atau perlengkapan yang digunakan untuk mencapai kesuksesan bekerja dan usaha, pembangunan, proyek dsb.  Administrasi dalam arti sempit, yaitu segala aktivitas yang berkaitan dengan segala hal bersifat teknis ketatausahaan. Dalam arti luas, administrasi adalah sebuah aktivitas hubungan kerja sama antara dua orang atau lebih dalam menggunakan sarana dan prasarana perkantoran menuju kelancaran pekerjaan.

b. Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli 

1) Arthur Grager

Menurutnya, administrasi sebagai suatu fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan suatu organisasi. 

2) George Terry

Menurutnya, administrasi sebagai sebuah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan supaya mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3) Ulbert

Menurut Ulbert, administrasi sebagai cara penyusunan data dan informasi yang mampu memberikan kemudahan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh.

4 Sondang P. Siagian

Menurutnya, administrasi sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 

5) William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurutnya, administrasi sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang ada kaitannya dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran. 

c. Ciri-Ciri Administrasi Sarana Prasarana Kantor

1) Terdapat tujuan yang hendak dicapai.

2) Terdapat bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan.

3) Terdapat kerja sama antara satu pihak dengan pihak yang lain.

4) Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih. 

5) Terdapat proses atau usaha melakukan suatu aktivitas atau kegiatan perkantoran.

d. Fungsi dan Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana Kantor

1) Memberikan kemudahan serta mampu mempercepat proses pekerjaan.

2) Mampu meningkatkan produktivitas dalam bekerja.

3)Pekerjaan di kantor hasilnya menjadi berkualitas serta terjamin

4) Dapat memberikan kemudahan dalam gerak para pengguna yaitu pekerja perkantoran

5) Mampu menumbuhkan rasa nyaman bagi pekerja kantor atau orang yang berke pentingan.

6) Mampu menimbulkan rasa puas dalam pelaksanaan pekerjaan.

—Tujuan administrasi sarana dan prasarana dalam perkantoran:

1) Sebagai cara untuk menjaga dan mempertahankan kondisi teknis dalam pekerjaan di perkantoran. 

2) Dapat menciptakan budaya dalam hal pemakaian sarana prasarana serta perbekalan kantor, agar dapat mencegah pemborosan dan pemakaian sarana prasarana kantor yang menyimpang dalam penggunaannya.

3) Dapat menyediakan pedoman kerja bagi karyawan suatu perkantoran, agar karyawan mampu melakanakan pekerjaannya secara optimal.

4) Dapat menyediakan berbagai sarana serta prasarana yang bisa digunakan oleh para karyawan perkantoran di tiap unit kerja maupun personel. 

5) Mampu melaksanakan pengakhiran fungsi lewat pertimbangan yang mampu dipertanggungjawabkan, agar dapat mendukung lancarnya kegiatan karyawan dalam bekerja di perkantoran. 

6) Dapat dipakai untuk mencegah dan mengambil tindakan antisipatif pada berbagai bentuk penyimpangan pemakaiannya, guna menekan berbagai bentuk pengeluaran biaya, tenaga, waktu, material, serta pikiran. 

7) Dipakai sebagai penyedia informasi yang berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana serta perbekalan. 

8) Dapat menyediakan sarana dan prasarana sesuai kebutuhan.

2. Prinsip-Prinsip Pengelolaan Sarana dan Prasarana

a.Lokasi, lahan bangunan perkantoran, alat-alat dan perabot kantor hendaknya dapat menggambarkan cita dan citra pada instansi masyarakat setempat.

b.Perencanaan lokasi, tempat/lahan bangunan perkantoran hendaknya berupa kesepakatan dari keinginan bersama para karyawan kantor. 

c.Lokasi dan ruangan perkantoran serta semua penempatan perabot hendaknya selalu disesuaikan dengan kepentingan karyawan.

3. Perbedaan antara Sarana dan Prasarana Kantor

a. Perbedaan Arti Sarana dengan Prasarana Kantor

• 1) Sarana Kantor  

Sarana kantor adalah peralatan yang dipakai karyawan untuk bekerja yang dapat dipindahkan, dapat digerakkan dan memiliki fungsi. Contohnya bolpoin, map, spidol, printer, dll.

• 2) Prasarana Kantor 

Prasarana perkantoran adalah segala sesuatu yang ditujukan kepada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. 

4. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

a. Perencanaan Pengadaan

Perencanan pengadaan (planning programming) adalah sebuah rencana yang dibuat secara sistematis untuk mengontrol serta penentu arah adanya kecenderungan perubahan menuju segala tujuan yang sudah dibuat. 

Dua fungsi pokok perencanaan pengadaan :

1) Sebagai pengontrol semua langkah kegiatan pekerjaan

2) Jika terjadi suatu hambatan dalam program perencanaan administrasi sarana prasarana kantor yang sudah ditetapkan maka bisa digunakan untuk memberi arah perubahan. 

b. Prakualifikasi Rekaan 

Yaitu sistem pengadaan sarana dan prasarana perkantoran dengan cara melakukan pembelian untuk menghindari berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan. 

c. Pengadaan Barang

Berikut cakupan dalam pengadaan barang sarana prasarana.

• 1) Pengadaan Tanah 

Dalam administrasi sarana prasarana perkantoran, pengadaan tanah dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah, dan menerima hak pakai atau menukar.

• 2) Pengadaan Bangunan

 Pengadaan bangunan perkantoran dapat dengan cara membangun atau mendirikannya. 

• 3) Pengadaan Perabot Kantor 

Dapat dilaksanakan dengan cara menbeli, membuat sendiri, atau bisa juga dengan menerima hibah.

• 4) Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi

Pengadaan kendaraan perkantoran merupakan hal yang perlu dan penting untuk bertemu relasi.

• 5) Pengadaan Alat Kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)

Pengadaannya bisa dilakukan dengan cara lelang dengan rekanan. Apabila dalam kantor terjadi kekurangan ATK maka bisa membeli dengan memakai dana taktis.

d. Penyimpanan

Berfungsi sebagai penampung hasil pengadaan barang. Agar aman bagi perabot yang sudah dibeli, baik yang belum atau akan dipakai dalam perkantoran. 

Aktivitas penyimpanan yaitu:

• 1) Menerima barang.
• 2) Menyimpan barang.
• 3) Mengeluarkan/mendistribusikan barang.

e. Inventarisasi

Sebuah aktivitas melakukan pencatatan serta penyusunan daftar barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. 

f. Penyaluran

Wujud penyaluran perabot dan perlengkapan kantor berupa pemindahan barang

g. Pemeliharaan

Hendaknya perabot dan peralatan kantor harus dirawat secara baik dan berkelanjutan supaya tidak mudah rusak.

h. Rehabilitasi

Yaitu sebuah aktivitas melakukan perbaikan perabot kantor dan peralatan kantor dari kerusakan. Hal tersebut dilakukan dengan cara melakukan tambal sulam atau penggantian suku cadang.

i. Penghapusan

Pemakaian perabot serta peralatan kantor yang rusak dan tidak bisa dipakai lagi dapat dilakukan langkah penghapusan.

j. Pengendalian

Pengendali administrasi sarana prasarana perkantoran ini dilaksanakan oleh pimpinan organisasi atau pimpinan perkantoran

B. Regulasi Sarana Prasarana Kantor

1. Pengertian Regulasi Sarana Prasarana Kantor

Dalam KBBI regulasi adalah sebuah peraturan. Pengertiannya secara lengkap, yaitu suatu cara untuk mengendalikan sekelompok manusia dengan suatu aturan atau pembatasan tertentu. 

2. Regulasi Sarana Prasarana Kantor

Berikut disajikan beberapa regulasi yang berkaitan dengan sarana prasarana kantor.

a. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrası Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2013 tentang Standar Sarana dan Prasa- rana Kantor di Lingkungan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi.